Kapasite Raporu başvurusu, yalnızca bir başvuru formunun doldurulmasından ibaret değildir. İşletmenin üretim alanı, makine parkı, personel yapısı, üretim konusu ve resmi belgeleri birlikte değerlendirilir.

Başvuru sırasında verilen bilgiler ile işletmenin gerçek durumu arasında uyumsuzluk bulunması sürecin uzamasına neden olabilir.

TOBB’un güncel kapasite esaslarında başvuru kapsamında işyeri, personel, makine ve teçhizat, kira/leasing bilgileri, sanayi sicil belgesi, vergi levhası ve diğer belgelerin sisteme yüklenebileceği belirtilmektedir. Ayrıca sisteme yüklenen bilgilerin doğruluğundan başvuru işlemini gerçekleştiren taraf sorumludur.

Bu nedenle aşağıdaki hatalardan kaçınmak önemlidir.

1. Kurulu olmayan makineyi kapasite hesabına dahil etmek

En sık karşılaşılan hatalardan biri, satın alınması planlanan veya proforma faturası bulunan bir makinenin mevcut makine parkında gösterilmesidir.

Ancak güncel TOBB esaslarına göre işyerinde kurulu bulunmayan fakat yalnızca proforma faturası bulunan makineler kapasite hesaplamasında dikkate alınmaz.

Bu nedenle kapasite raporu hazırlanırken makinenin gerçekten işletmede bulunup bulunmadığının kontrol edilmesi gerekir.

Yeni yatırım yapacak işletmelerin ise mevcut makine parkı ile yatırım planındaki makineleri birbirinden ayırması önemlidir.

2. Makine belgelerini eksik hazırlamak

Makine ve teçhizat bilgileri kapasite hesabının temel unsurlarındandır.

TOBB’un güncel esaslarında firma mülkiyetindeki makine ve teçhizat için mali müşavir onaylı liste ve bilançodaki toplam kıymete ilişkin bilgilerin, kiralık makinelerde ise kira sözleşmesine ilişkin belgelerin istenebileceği belirtilmektedir. Leasing kullanılan makinelerde de sözleşme ve ödeme planı gibi bilgiler önem taşır.

Bu nedenle başvuru öncesinde makine listesinin muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılması faydalıdır.

3. Kapasiteyi gerçekçi olmayan seviyede yüksek göstermek

Kapasite Raporu, işletmenin teorik olarak ulaşabileceği üretim kapasitesini ortaya koyar.

TOBB’un kapasite raporu formunda hesaplamaların belirli çalışma varsayımlarına göre yapıldığı ve rapordaki kapasitenin fiili üretim miktarlarından farklı olabileceği açıkça belirtilmektedir.

Ancak bu durum, kapasitenin işletmenin mevcut fiziksel koşullarından bağımsız olarak istenildiği kadar yüksek gösterilebileceği anlamına gelmez.

Makine sayısı, teknik özellikler, çalışma süresi, üretim hattı ve personel yapısı birlikte değerlendirilir.

Dolayısıyla kapasite hesabında “en yüksek rakamı yazmak” yerine teknik olarak savunulabilir üretim kapasitesinin oluşturulması gerekir.

4. Üretim konusunu çok genel yazmak

Kapasite raporunda üretim konusu ve üretilen mallar açık şekilde tanımlanmalıdır.

TOBB’un uygulama esaslarında ürünlerin genel tanımlardan kaçınılarak ayrı ayrı belirtilmesi gerektiği ifade edilmektedir.

Örneğin “metal ürünleri” gibi çok geniş bir ifade yerine firmanın gerçek üretim yapısına uygun ürün tanımlarının kullanılması daha sağlıklıdır.

Yanlış veya fazla genel ürün tanımı, daha sonraki Sanayi Sicil Belgesi ve Yerli Malı Belgesi işlemlerinde de uyumsuzluk oluşturabilir.

5. Kiralık veya leasing makineleri yanlış göstermek

Firma tarafından satın alınmayan makineler de kapasite raporunda kullanılabilir; ancak bunların mülkiyet şekli doğru şekilde belirtilmelidir.

Kiralık makineler için kira başlangıç ve bitiş tarihi ile kiralanan firma bilgileri dikkate alınır.

Leasing yöntemiyle edinilen makinelerde ise finans kuruluşu ve sözleşme bilgileri de değerlendirmeye alınır.

Bu nedenle işletmenin makine listesindeki her ekipmanın;

firma mülkiyeti

kiralık

leasing

şeklinde doğru olarak sınıflandırılması önemlidir.

6. Sanayi Sicil Belgesi ile kapasite raporunu birbirinden bağımsız düşünmek

Sanayi Sicil Belgesi ve Kapasite Raporu birbirinden tamamen bağımsız belgeler değildir.

Sanayi Sicil işlemlerinde kapasite raporunda bulunan üretim, makine ve kapasite bilgilerinden yararlanılır. Sanayi Sicil Tebliği de kapasite raporunun elektronik başvuru sürecinde kullanılmasını düzenlemektedir.

Bu nedenle Kapasite Raporu’nda bulunan ürün ve kapasite bilgilerinin daha sonra Sanayi Sicil sisteminde kullanılacağı düşünülerek hazırlanması gerekir.

Örneğin kapasite raporunda bulunmayan bir ürünün daha sonra üretim konusu olarak sisteme eklenmesi gerektiğinde ayrıca işlem yapılması gerekebilir.

7. Başvuru öncesi gerçek üretim alanını kontrol etmemek

Kapasite Raporu, yalnızca masa başında hazırlanan bir belge değildir.

Kapasite raporlarının düzenlenmesinde ekspertiz süreci bulunur ve işletmenin üretim alanı ile kapasitesinin yerinde değerlendirilmesi esasları vardır. TOBB, kapasite raporlarının eksperler tarafından düzenlenmesini öngörmektedir.

Bu nedenle ekspertiz öncesinde işletmenin;

• makinelerini,

• üretim hatlarını,

• stok ve hammaddelerini,

• üretim alanlarını,

• çalışan personelini,

• makine belgelerini

kontrol etmesi faydalı olacaktır.

Ekspertiz öncesinde yapılabilecek son kontrol

Başvurudan önce işletme içinde kısa bir kontrol yapılması birçok sorunun önüne geçebilir.

Makine listesinde bulunan makinelerin gerçekten işletmede olup olmadığı kontrol edilmelidir.

Kiralık makinelerin sözleşmeleri hazır olmalıdır.

Makine listesi ile muhasebe kayıtlarının uyumu incelenmelidir.

Üretim konusu ve ürün isimleri resmi belgelerle karşılaştırılmalıdır.

Personel bilgilerinin güncel olması sağlanmalıdır.

İşyerinin kira veya mülkiyet belgeleri hazırlanmalıdır.

Ayrıca mevcut Sanayi Sicil Belgesi varsa kapasite raporunda yer alan bilgilerin bu belgeyle uyumu kontrol edilmelidir.

Sonuç

Kapasite Raporu başvurusunda en önemli konu, işletmenin gerçek durumunu doğru ve belgelenebilir şekilde ortaya koymaktır.

Kurulu olmayan makinelerin kapasiteye dahil edilmesi, makine belgelerinin eksik olması, ürünlerin yanlış tanımlanması, kiralık makinelerin yanlış gösterilmesi veya resmi belgeler arasında uyumsuzluk bulunması sürecin uzamasına neden olabilir.

Özellikle 2025/45 sayılı güncel TOBB kapasite esaslarında makine ve teçhizat bilgilerinin, kiralama/leasing durumunun ve yüklenen belgelerin doğruluğunun önemle ele alındığı görülmektedir.

Bu nedenle başvuru öncesi hazırlık ne kadar dikkatli yapılırsa ekspertiz ve onay sürecinin de o kadar sağlıklı ilerlemesi mümkün olur.